Documentación para tramitar CAE al cambiar una caldera

Un expediente de Certificados de Ahorro Energético no se reconstruye bien al final de una obra si faltan pruebas del equipo retirado, fechas, facturas o titularidad del ahorro. La documentación exacta depende de la ficha vigente y del expediente, pero el orden de trabajo puede prepararse antes de desmontar la caldera.

Primero hay que confirmar el encaje de la actuación

El catálogo aprobado por la Orden TED/815/2023 reúne fichas estandarizadas y se actualiza. Cada ficha define ámbito, cálculo y documentos. No debe asumirse que toda sustitución de caldera genera el mismo ahorro ni que cualquier bomba de calor cumple. El sujeto que tramitará el expediente debe identificar la ficha y su versión antes del encargo.

Quién es el propietario original del ahorro

El Real Decreto 36/2023 parte del propietario original del ahorro y permite su cesión. MITECO explica que el convenio CAE entre ese propietario y un sujeto obligado o delegado debe reflejar la contraprestación. Conviene identificar correctamente a propietario, comunidad o empresa y evitar firmar cesiones incompatibles sobre el mismo ahorro.

Qué recoger antes del desmontaje

Conserva presupuesto aceptado, identificación de la ubicación, fotografías fechadas del sistema existente, placas de características legibles y documentación disponible de la instalación. Anota combustible, servicio prestado y equipos afectados. No retires ni alteres elementos únicamente para crear una prueba: documenta la situación real conforme a lo que pida la ficha.

Trazabilidad durante la ejecución

Las facturas deben describir actuación, equipos y dirección con suficiente precisión. Guarda albaranes, referencias, fechas, justificantes de pago y evidencias de retirada o gestión cuando sean requeridas. Si cambia el modelo o el alcance, comunícalo antes de ejecutar: una equivalencia comercial puede no ser equivalente para el cálculo del ahorro.

Documentos de la instalación terminada

El expediente puede necesitar certificados de instalación, puesta en servicio, fichas técnicas, fotografías finales y declaraciones responsables. El RITE determina documentación técnica y condiciones de puesta en servicio según el alcance. El documento reglamentario de la instalación no sustituye por sí solo la documentación específica del CAE, pero ambos deben ser coherentes.

Declarar otras ayudas

Las preguntas frecuentes de MITECO señalan que debe declararse si la actuación recibió apoyo público. Esa declaración no significa automáticamente que el CAE sea imposible; permite aplicar las reglas correspondientes. Ocultar la ayuda o confundirla con la contraprestación del convenio introduce un riesgo evitable.

Una carpeta única y un responsable

Asigna a una persona el control de versiones y utiliza una carpeta con bloques: situación inicial, contratación, ejecución, situación final, pagos y convenio. Nombra los archivos con fecha y dirección sin incluir más datos personales de los necesarios. Conserva originales y copias exportables, no solo enlaces temporales de mensajería. Antes de iniciar, pide por escrito la ficha aplicable, la lista documental, el método de cálculo, la contraprestación, los plazos y quién asume el riesgo si el expediente no se certifica. Ningún agente serio puede garantizar un CAE sin verificar actuación y pruebas. La buena tramitación comienza antes de que desaparezca la caldera antigua.